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CCA

La coordination accueil « Temps Libre »,
Maillon essentiel pour la qualité de l’accueil des enfants en dehors du temps familial et de l’école

CCA , ATL et AES

Coordination de l’accueil des enfants durant leur temps libre

La notion de temps libre est un concept très large, qui correspond à l’espace-temps qui est compris entre le milieu scolaire et le milieu familial

L’accueil durant le temps libre :

  • concerne les enfants de 2,5 à 12 ans (fréquentant l’enseignement fondamental)
  • comprend les activités autonomes encadrées et les animations éducatives, culturelles et sportives
  • Les périodes visées sont les suivantes :
  1. le temps avant et après l’école ;
  2. le mercredi après-midi ;
  3. le week-end ;
  4. les congés scolaires.

Le temps de midi n’est pas concerné

Le soutien de l’accueil extrascolaire

L’accueil extrascolaire est un concept plus restreint que l’accueil durant le temps libre.
Il vise les temps avant et après l’école.
Un soutien financier pour la période de la semaine qui suit l’école jusque 17h30 est accordé aux opérateurs qui le demandent et qui remplissent les conditions d’agrément.

Composition de la Commission Communale de l’Accueil - CCA

La CCA comprend de 15 à 25 membres effectifs (20 à 45 si la CCA couvre plusieurs communes), représentant 5 composantes :

  1. La commune (le président, nommé par le Collège, les autres représentants, nommés par le conseil communal; l’extrême-droite est exclue de la représentation)
  2. Les écoles (chaque réseau présent sur la commune est représenté)
  3. Les personnes qui confient les enfants (associations locales de parents d’élèves / organisations d’éducation permanente représentant les familles: ligue des familles, VF, FPS, …)
  4. Les opérateurs de l’accueil déclarés à l’ONE (ou agréées dans le cadre du décret ATL)
  5. Les services ou institutions agréés ou reconnus par la Communauté française : CEC, bibliothèques publiques, organisations et groupements de jeunesse, services agréés par l’aide à la jeunesse, centres culturels, cercles sportifs, académies, centres de vacances, maisons de jeunes, musées + écoles de devoirs.
    Chaque composante a le même nombre de représentants, sauf inexistence ou refus de siéger

Siègent également au sein de la CCA, avec voix consultative :

  1. Le (la) coordinateur(trice) ATL qui en assure le secrétariat ;
  2. Un(e) représentant(e) de la Province à laquelle appartient la commune ou, à Bruxelles, de la Commission communautaire française (COCOF) ;
  3. Un coordinateur ou une coordinatrice des milieux d’accueil (ONE);
  4. Toute personne invitée par la CCA.

La CCA se réunit au moins deux fois par an

Mise en contexte

La coordination ATL a pour objectif d’organiser et de structurer, au niveau communal, un accueil extrascolaire de qualité, pour les enfants de 2,5 à 12 ans, de manière à répondre aux besoins des parents, tout en favorisant l’épanouissement global des enfants et la cohésion sociale.

Elle regroupe principalement trois grands acteurs:

  • La Commune : pivot du dispositif, elle est responsable de coordonner l’offre d’accueil sur la commune.
  • Le coordinateur ATL : personne engagée par la commune, ou l’asbl conventionnée, pour soutenir la mise en oeuvre de la coordination sur le terrain.
  • La Commission Communale de l’Accueil : organe de concertation locale, d’analyse, d’avis, d’impulsion, … qui réunit tous les acteurs de terrain concernés par l’accueil temps libre.

La Commune peut déléguer à une asbl l’engagement du Coordinateur ATL et l’accompagnement de celui-ci dans la réalisation de ses missions.
La CCA regroupe l’ensemble des acteurs qui ont une implication directe sur le territoire de la Commune et qui sont concernés par l’accueil temps libre, à savoir :

  • la sphère politique communale ;
  • a sphère scolaire ;
  • la sphère familiale ;
  • la sphère de l’accueil des enfants âgés de 0 à 12 ans ;
  • la sphère des activités sportives, culturelles, artistiques, … proposés aux enfants.

Par conséquent, il ne peut y avoir qu’une seule CCA par Commune.

C.C.A. (Commission communale d’accueil)

Qu’est-ce que la CCA ?

La CCA est tout d’abord un lieu de rencontre et d'échange.

Au cours de ses réunions, les différents membres s’y rencontrent, apprennent à se connaître, échangent sur leurs réalités, sur leurs pratiques, sur les difficultés qu’ils rencontrent, sur leurs réussites, sur leurs projets, …

La CCA est aussi un lieu de concertation et de coordination.

Au travers de ses rencontres et de ses discussions, les membres ont l’occasion de concevoir l’accueil de manière globale. Ces partages favorisent une approche transversale de ce secteur et encourage une mise en réseau des acteurs, ainsi que le développement de partenariats.

Cette coordination se traduit dans les actes par la réalisation régulière d’un état des lieux et d’une analyse des besoins de la population, par la construction d’un programme de Coordination Locale de l’Enfance (CLE) destiné à répondre aux besoins identifiés et par la mise en œuvre concrète de ce programme CLE.

Concrètement, la règlementation ATL détermine les missions qui lui sont confiées dans cette dynamique.

Quel est son rôle ?

Elle est chargée de :

  • examiner, proposer des modifications et approuver l'état des lieux (art 7 du décret) ;
  • examiner, proposer des modifications et approuver le programme CLE (art 9) ;
  • définir les objectifs prioritaires du plan d’action annuel et l’évaluer (art 11/1) ;
  • examiner, proposer des modifications et approuver le rapport d'évaluation du programme CLE (art 30) – 4 années après son agrément ;
  • examiner, proposer des changements et approuver les modifications du programme CLE (art 31) ;
  • connaître la répartition des subventions accordées par l’ONE aux opérateurs d’accueil (art 36 et 37).

Enfin, la CCA est un lieu de réflexion, d’impulsion et d’orientation. Elle est compétente pour aborder et analyser tous les problèmes qui relèvent de l'accueil des enfants durant leur temps libre. A ce titre, elle peut se charger, entre autres, de :

  • assurer le lien avec les opérateurs, les acteurs concernés et la population,
  • participer à la mise en place de partenariats, au développement d'initiatives nouvelles, au soutien des initiatives de formation…,
  • servir de relais de et vers l'ONE et permettre le partage d'informations,
  • donner un avis sur des propositions pour une politique d'accueil cohérente et globale,
  • donner un avis sur des réponses à des appels à projets...

Par règlementation ATL, on entend : le décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l’accueil temps libre et au soutien de l’accueil extrascolaire, tel que modifié et l’arrêté du 3 décembre 2003 fixant les modalités d’application du décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l’accueil temps libre et au soutien de l’accueil extrascolaire, tel que modifié.

La composition de la CCA

Pour parvenir à un équilibre entre la souplesse recherchée et l’assurance que tous les opérateurs soient associés et traités équitablement, le décret ATL détermine le cadre à respecter lors de la constitution d’une CCA (Commission communale de l’accueil) et lors du renouvellement de ses membres.
La composition de la CCA respecte les deux grands principes suivants :

  1. La démocratie participative : tous les acteurs concernés par l’accueil ont leur place dans la CCA et un poids identique dans les décisions de la commission ;
  2. La représentativité : chaque membre de la CCA représente l’ensemble des acteurs de sa composante qui l’a désigné à cet effet.

Qui la compose ?

La CCA est formée

  • de membres effectifs et suppléants regroupés au sein de 5 composantes ;
  • de membres avec voix consultative ;
  • et d’invités.
Composante 1

Les représentants de la Commune

Composante 2

Les représentants des établissements scolaires

Composante 3

Les représentants des familles

Composante 4

Les représentants des opérateurs d’accueil

Composante 5

Les représentants des associations culturelles et sportives

Quelques règles à respecter :

La CCA est composée de minimum 15 et maximum 25 membres effectifs, répartis de manière égale entre les 5 composantes. Pour permettre une implication des acteurs locaux sur pied d’égalité, chacune des composantes a le même poids au sein de la CCA et est donc constituée du même nombre de personnes, à savoir entre 3 et 5 membres.

En tant que responsable de l’ensemble du processus, la Commune détermine le nombre de membres de la CCA. Toutefois, elle doit permettre à tous les acteurs présents sur son territoire de prendre part au processus. Elle doit permettre au minimum à tous les réseaux de désigner un représentant, que ce soit dans la composante 2 et dans la composante 3, et à tous les mouvements d’éducation permanente présents dans la Commune. Par conséquent, la composante 3 détermine régulièrement ce nombre.

En ce qui concerne la composante 2 et 3, si un réseau ou un mouvement d’éducation permanente ne souhaite pas ou est dans l’incapacité de siéger, il y a deux possibilités :

  • soit sa place est laissée vacante ;
  • soit la place est réaffectée à un autre réseau, selon la méthode d’Hondt. Dans ce cas, si le réseau ou le mouvement émet le souhait de siéger, il récupère leur place.

Les membres d’une composante ne représentent pas qu’eux-mêmes. Ils représentent l’ensemble des acteurs de la composante.

Une personne ne peut siéger qu’au sein d’une seule composante même si son engagement lui permettrait d’être présent dans plusieurs composantes (pas de double casquette).

Les membres de la CCA sont désignés soit lors de l’installation de la première CCA soit, au plus tard, 6 mois après les élections communales. Leur mandat est de maximum 6 ans et est renouvelable.

Pour être candidat, ils doivent manifester, par leur fonction ou leur mandat, une implication directe sur le territoire de la commune et un ancrage local dans l'organe qu'ils représentent.

Attention : les représentants ne peuvent faire partie d'un groupe politique qui ne respecte pas les principes démocratiques relatifs aux droits et libertés fondamentales garantis par la Constitution et énoncés par la convention de sauvegarde des droits de l'homme.

Les représentants de la commune sont des élus ; les membres de l’administration ne peuvent pas être repris.

Les membres suppléants

Pour chaque membre effectif, il est désigné un suppléant, selon les mêmes modalités. Cela signifie qu’une CCA est composé de 30 à 50 membres effectifs et suppléants. En cas d’impossibilité de désigner un suppléant, ce poste peut rester vacant. Le rôle du suppléant est double : il siége à la CCA lorsque le membre effectif qu’il supplée est empêché, et il achève le mandat de ce dernier lorsque celui-ci est démissionnaire. Pour remplir sa mission, il est nécessaire qu’il suive de loin les travaux de la CCA.
Pour les composantes 3, 4 et 5, les suppléants peuvent appartenir à une autre organisation que celle du membre effectif.
Un cas particulier : le suppléant du Président de la CCA

Le Collège des Bourgmestre et Echevins / Collège communal désigne, en son sein ou au sein du conseil communal, un suppléant au Président de la CCA. Ce dernier représente la Commune au sein de la Commission au même titre que les autres membres de la composante 1.

Par contre, cette personne ne doit pas nécessairement suppléer le Président dans sa fonction de présidence. En effet, pour la bonne marche de la commission, il est important que le Président connaisse son fonctionnement, ses méthodes de travail, sa jurisprudence, l’état des dossiers, les objectifs en cours, … Le suppléant ne suivant pas de près les travaux de la Commission peut ne pas être familier avec tout cela. C’est pourquoi, il peut être opportun que cela soit un autre membre effectif de la composante 1 qui reprenne cette mission de présidence.

La CCA peut souhaiter inviter d’autres personnes de manière occasionnelle ou de manière permanente pour diverses raisons. Il peut s’agir de personnes motivées par l’accueil des enfants mais n’ayant pas la possibilité de siéger dans une des composantes (CPAS, plan de cohésion sociale, planning familiale, …) ou une personne qui peut donner un autre éclairage et une expertise sur un sujet traité ou un projet mené par la CCA (personne travaillant dans une institution agréé par l’HAWIP, une personne travaillant pour un plan social intégré, un éducateur de rue, …).

Le fonctionnement de la CCA

Le fonctionnement de la CCA doit être défini dans un Règlement d’Ordre Intérieur (ROI).
Ce dernier doit être construit et approuvé par la CCA et est modifiable en fonction des besoins. Il ne doit pas être approuvé par le conseil communal.
Les modalités de fonctionnement fixées dans le ROI concernent au moins les modes et les délais de convocation, les procédures de délibération, la possibilité de mettre sur pied des sous-commissions, … et tout ce que souhaitent fixer les membres de la CCA.

Il peut être intéressant que le ROI fixe également les règles en terme de quorum de présence et de fonctionnement dans le cas où ce quorum n’est pas atteint, la manière de construire l’ordre du jour, les délais de transmission de compte-rendu, le remplacement de la présidence, l’organisation des réunions, …

Toutefois, le ROI ne peut déroger aux règles définis dans la règlementation ATL qui sont les suivantes :

  • les procédures de délibération ne peuvent conduire à ce qu’une décision soit prise si elle n’emporte pas au moins la majorité absolue des suffrages exprimés au sein de la CCA (les abstentions ne comptent pas) ;
  • la CCA doit se réunir au minimum deux fois par année civile ;
  • le membre suppléant siège lorsque le membre effectif est empêché ;
  • la CCA est présidée par le membre du collège des bourgmestres et échevins / collège communal ou le membre du conseil communal désigné par le collège des bourgmestres et échevins / collège communal pour assurer la coordination de l’accueil des enfants durant leur temps libre et le soutien de l’accueil extrascolaire ou par la personne qu’il désigne à cet effet.
Deux points importants supplémentaires :
  • Les notes de minorité : en cas de divergence ou de désaccord d’au moins 1 membre de la Commission, ce dernier peut explicitement demander que sa position soit actée au procès-verbal et qu’une note de minorité soit jointe au document approuvé.
  • Les plaintes : toute personne s’estimant lésée dans le processus de coordination ATL, au sein de la CCA ou en dehors, peut introduire une plainte auprès de la Commission d’agrément de l’ONE. La CCA concernée sera informée par cette dernière de la plainte et de son traitement.

C’est à la Commune que revient la charge d’organiser le renouvellement des membres de la CCA. Toutefois, en tant que secrétaire de la CCA et en tant que soutien à la Commune dans la mise en œuvre de la coordination ATL, le Coordinateur ATL effectuera les démarches nécessaires au renouvellement.

Pour réussir ce renouvellement, il est nécessaire :

  • de connaître tous les acteurs concernés par le secteur de l’accueil sur le territoire de la Commune (via l’état des lieux, bouche à oreille, recherche sur internet, …) ;
  • d’informer tous ses acteurs concernés de la procédure en cours et des objectifs de la coordination ATL, que ce soit par voie de courrier, par voie de rencontres individuelles, de rencontres par groupe, par voie de presse, … ;
  • d’organiser la ou les assemblée(s) chargée(s) de désigner les membres des composantes 3b, 4 et 5 et d’y inviter tous les acteurs concernées ;
  • de constituer le dossier de renouvellement de la CCA et de l’envoyer à l’ONE dans les temps ;
  • d’organiser avec le Président de la CCA la première réunion de la nouvelle CCA au cours de laquelle il est important de présenter aux nouveaux membres la situation du secteur de l’accueil, son évolution et la coordination sur la Commune.

Pour rappel, la composition de la CCA ne doit pas être approuvée par le conseil communal.

Les nouveaux membres doivent être désignés au plus tard 6 mois après les élections communales, soit pour le 14 avril 2019. La date de référence est donc la date des élections (14 octobre 2018), non la date d’installation des conseils communaux.
Pendant cette période de renouvellement, la CCA actuelle est toujours en fonction et peut se réunir. Pour rappel, l’obligation de réunir la CCA au moins deux fois par année civile reste valable en 2018 et en 2019.

Les documents à fournir à l’ONE

Une fois la CCA constituée, le dossier de renouvellement de la CCA doit être envoyé à l’ONE. Celui-ci est composé de :

  1. Le formulaire-type de composition de CCA complété avec le nom des membres effectifs et suppléants, ainsi que la mention de l’organisation qui les mandate.
  2. L’extrait du registre aux délibérations du Collège communal ou du Collège des Bourgmestre et Echevins qui désigne le Président.
  3. L’extrait du registre aux délibérations du Conseil communal qui désigne les autres représentants de la commune. Celui-ci doit mentionner au minimum le nom des candidats et le résultat du vote.
  4. Une note de commentaires (distincte du compte-rendu de la réunion de la CCA) relative à la composition de la CCA. Elle y précise, pour les composantes 3, 4 et 5, la façon dont ont été désignés  les représentants
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