Organiser un événement

Vous souhaitez organiser un événement public (bal, concert, kermesse, carnaval...) sur la Commune de Wellin ?

Quelles démarches effectuer, quelles règles de sécurité suivre ?

1. Demander l’autorisation du Collège

Obtenir l’autorisation du Collège communal pour toute organisation d’évènement public est obligatoire. La demande se fait via la déclaration simplifiée (ex : bal, fête
de village, …) ou le dossier sécurité (ex : fête de la bière, carnaval, festival,…). Elle est transmise à l’administration communale dans les délais requis :

la déclaration simplifiée à transmettre 6 semaines avant l’évènement
le dossier sécurité à transmettre 60 jours calendrier avant l’évènement.

Le document de demande doit être dûment complété et accompagné de toutes les annexes (ex : plan de localisation du chapiteau, descriptif technique feu d’artifice, demande de fermeture de voirie, itinéraire, …). Si l’évènement; (marche balisée, VTT, …) passe en forêt, un avis du DNF cantonnement de Libin est requis. Toute demande
particulière (barrières nadar,…) doit être mentionnée dans la demande initiale, les décisions seront prises sur base de celle-ci.

Tous ces renseignements sont indispensables pour traiter la demande dans les délais impartis. L’administration communale sollicite elle-même l’avis de la Zone de police
et/ou de la Zone de secours. Au besoin, elle convoque une réunion de sécurité.

2. Heures de fermeture

Les évènements sont clôturés à 3h heures du matin. L’annonce de la fermeture et l’arrêt de la vente des tickets de boissons seront effectués à 2h30 et l’interdiction de
servir à 2h45.

3. La gestion des déchets

Les déchets PMC sont triés dans des sacs bleus. Des rouleaux de sacs sont vendus (6 €/ le rouleau de 10 sacs de 240 l) à l’office du tourisme. La commune de Wellin peut
mettre à disposition des conteneurs de 300 l pour servir de support aux sacs.

Les déchets résiduels, organiques et papiers/cartons devront être traités par le comité organisateur suivant les règles de tri d’IDELUX.

4. La location d’une salle communale

L’organisation de votre évènement nécessite une salle communale ? Pensez à réserver et signer le contrat de location suffisamment tôt.
Plus d’infos (disponibilités, équipements, contrat,…)

Dossier de sécurité

Veuillez prendre connaissance du VADE MECUM d'organisation d'événements de la Zone de Police "Semois et Lesse".

Pour une bonne organisation de festivités, il est essentiel que la Commune de Wellin et la Zone de Police soient mises au courant de toutes les informations utiles de la part des organisateurs... c'est pour cette raison qu'un formulaire de déclaration simplifiée d'événements doit être rempli et envoyé à la Commune de Wellin au plus tard 30 jours avant la date de la manifestation.

Pour vos événements dits "à risques" (ex. carnaval, Week-end des bières spéciales...), veuillez compléter ce dossier de sécurité (en WORD, avec des cases "à choix multiples", des cases "à cocher" et des zones à "entrer du texte" pour faciliter le remplissage du document). Le dossier est à rentrer 60 jours avant la manifestation.

Pour vos « petits » événements et grands feux, veuillez compléter ce dossier de sécurité simplifié. Le dossier est à rentrer 30 jours avant la manifestation.

Consignes de sécurité de la zone de Secours

Mémento des règles de sécurité concernant les événements

En fonction de votre événement :

Règlement général de police (Zone Semois et Lesse)

Veuillez prendre connaissance du Règlement général de police (Zone Semois et Lesse) (version commune du 03/10/2017).